Простые правила написания электронных писем облегчат жизнь вам и вашим адресатам.

• Обязательно в теме письма укажите, о чем письмо. Не пропускайте эту графу, иначе ваше письмо легко затеряется среди других посланий.
• Деловые письма должны быть краткими и понятными. Слишком длинные сообщения адресат может не дочитать до конца. Если получается письмо объемом больше страницы и сократить его невозможно, то оформите его в виде вложения, а в самом сообщении кратко изложите, о чем идет речь.
• Пишите прямо и конкретно по делу. Не перескакивайте с одной темы на другую. Чем конкретней вы изложите информацию, тем больше шансов, что вас правильно поймут и отреагируют на письмо. Чрезмерная многословность может запутать получателя и вызвать негативную реакцию.
• Относитесь к получателю уважительно. Удерживайтесь от резких, обвинительных или угрожающих выражений, например: «Вы не выполнили свое обещание» либо «Если вы не выполните обязательства, то я не сделаю для вас то, что должен» и т.п. Избегайте так называемых слов-пулек, таких как никогда, всегда, не могу, не знаю, не буду и т.д. Они могут вызвать отрицательный отклик.
• В процессе составления письма вы его можете изменить или переписать. Иногда кажется, что по телефону проще и быстрей можно решить проблему. Но в этом случае придется мгновенно реагировать на все повороты делового разговора. А при составлении письма есть время и возможность тщательно обдумать каждое предложение и в конце перечитать готовое сообщение.

• Пишите грамотно. В конце предложений ставьте соответствующие знаки препинания. Большие буквы используйте только в начале предложений. Если вы все письмо или его часть напишете большими буквами, то у получателя создастся впечатление, что вы кричите на него.
• Учитывайте особенности получателя. Если ему нравится разбираться с деталями, то давайте разъяснения, но если человек требует четкого изложения фактов, то будьте максимально лаконичны.
• У вас хорошо развито чувство юмора? Не спешите этим пользоваться в деловой переписке, даже если вы хорошо знаете получателя. Такой стиль общения более приемлем при личных встречах, когда вы можете видеть реакцию собеседника на ваши шутки. В электронном сообщении остроумие может показаться едким сарказмом или насмешкой.
• Если вам нужно разослать письма нескольким людям, то ставьте в копию только их. Не стоит отсылать сообщения тем, кто не имеет отношения к обсуждаемым вопросам или проблемам. Это может вызвать конфликт и будет способствовать распространению слухов вокруг проблемы, зачастую ложных. Также это можно расценить, как нарушение конфиденциальности.