Пока всего лишь 2-3% украинских компаний используют документы в электронном виде, заверенные электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Остальные все еще пересылают бумажные документы. Но уже через 2-3 года большая часть (более 70%) предпринимателей будут пользоваться электронными документами. Распространению такого способа делового общения будут содействовать сами бизнесмены. Электронный документооборот экономит время и деньги. Электронные документы проще хранить и легче находить. Например, для проверки фискальными органами.

Проблема первая: недостаток времени и денег

Самым дорогим активом предпринимателя является время, особенно, когда он одновременно и директор, и бухгалтер, и секретарь. И его ждут горы бумаг: договоров, дополнений к ним, актов выполненных работ и многих других документов. Их нужно создавать, подписывать, заверять, отправлять контрагентам, получать обратно и хранить для проверок. А чем больше клиентов, тем больше документов, а значит, больше и бумажной работы.

Эту проблему решает электронный документооборот. Поставив электронно-цифровую подпись, можно отправлять документ, который за считанные секунды получает партнер или клиент. Больше не нужны курьеры, почтовые службы, конверты, телефонные звонки с вопросами о необходимых для сотрудничества документах. Все действия выполняются онлайн. Благодаря этому экономятся время и деньги. От нескольких сотен до тысяч гривен на месяц для малого бизнеса, а для крупного — еще больше.

Надежное хранение и удобный поиск нужных документов

По закону большинство первичных документов должно храниться не менее 3-х лет. И головная боль бизнесмена — учет и надежное хранилище документов. С хранением электронных документов хлопот гораздо меньше. Современные сервисы обмена документами создают для предпринимателя надежный электронный архив, в основном в «облачных хранилищах», в защищенных дата-центрах. Доступ к таким «облачным» хранилищам ограниченный и строго контролируется. Значит, работать со своими документами сможет только бизнесмен и его контрагент с любого устройства, подключенного к сети Интернет. А поиск необходимых документов выполняется за считанные секунды.

Проверки фискальных органов

Даже если все документы в порядке, всегда существует риск, что какой-то необходимый потеряется или не найдется в нужный момент. Но есть и еще один «крючок» некоторых нечистых на руку чиновников: пользуясь тем, что в кипах документов временами сложно отыскать нужный, они начинают угрожать штрафами и доначислениями. С электронными документами значительно уменьшится количество, как неприятных стрессовых ситуаций, как и выездных проверок. В электронном архиве отыскать нужную информацию гораздо легче, а поиск необходимых актов, договоров и других деловых бумаг займет всего несколько секунд. А необходимость визита налоговиков вообще отпадает, та как Государственная фискальная служба уже принимает отчетность в электронном виде. На сайте налоговой для удобства работы с физическими лицами и представителями бизнеса создан личный кабинет плательщика налогов, где можно подавать отчеты в электронном виде. Также разрабатывается регламент электронных проверок, что позволит проводить их без выезда налоговиков на предприятие.

Как перевести бизнес на электронный документооборот

Фактически использование электронных документов было введено с 2003 года. Но длительное время для бизнеса это было сложно и дорого. Ситуация существенно изменилась за последние 2 года. Одним из толчков стало то, что Государственная фискальная служба начала работать с электронными документами и отчетами, а украинские бухгалтеры перестали бояться электронных документов и использовать ЭЦП при их оформлении.

Еще один важный момент: появились современные онлайн-сервисы, позволяющие делать это быстро, просто и недорого. Электронную цифровую подпись сейчас имеет большинство частных предпринимателей, компаний и предприятий. Если ЭЦП нет, то получить ее можно бесплатно в налоговой инспекции, либо за небольшую стоимость в аккредитованных центрах сертификации ключей.

Самое сложное в процессе перехода на электронный документооборот — отказ от устаревших схем в пользу новых технологий, которые делают работу с документами быстрей, удобней и дешевле